Phrases for Professional Mail | इन Phrases को इस्तेमाल करके आसानी से मिनटों में करे E-mail ड्राफ्ट

दोस्तों क्या आपको भी इमेल्स लिखने में बहुत टाइम लगता है ?  क्या आप चाहते है की आपके पास कुछ ऐसा रेडी टू यूज़ टूल हो जिसके इस्तेमाल से आप फटाफट मेल लिख पाए और अपने बचे हुए समय को बाकि के ज़रूरी काम पूरा करने में दे पाए।  अगर आप भी ऐसे ही एक रेडी टू यूज़ टूल की तलाश में है जिससे आपकी मेल बहुत जल्दी ड्राफ्ट हो जाये तो आज का आर्टिकल सिर्फ आपके लिए है।  आज के आर्टिकल में हम आपके लिए कुछ ऐसी ही phrases लेके आये है जिनका इस्तेमाल करके आप अपनी मेल बहुत जल्दी और इजीली ड्राफ्ट कर पाएंगे।  तो चलिए दोस्तों शुरू करते है :

दोस्तों हम सबकी लाइफ में इमेल्स बहुत ही अटूट हिस्सा बन चुकी है।  ऑफिस में हम सबका ज्यादातर टाइम मेल्स करने में जाता है। अगर आपकी इंग्लिश अच्छी है तब तो फिर भी आपको ज्यादा दिक्कत का सामना नहीं करना पड़ता लेकिन अगर आपकी इंग्लिश ज्यादा अच्छी नहीं है तब तो काफी प्रॉब्लम होती है।  इसी प्रॉब्लम को सोल्वे करने के लिए आज हम कुछ ऐसी phrases आपके साथ शेयर करेंगे जिससे आपका समय बचेगा और बहुत आसानी से आप मिनटों में अपनी मेल ड्राफ्ट कर पाएंगे।  दोस्तों मेल्स फॉर्मल और इनफॉर्मल दो तरह की होती है।  लेकिन मेल फॉर्मल हो या इनफॉर्मल प्रोफेशनल ज़रूर होनी चाहिए।  प्रोफेशनल मेल का मतलब है की मेल क्लियर , पोलाइट और करेक्ट स्पेलिंग और ग्रामर के साथ होनी चाहिए।

तो आइये सबसे पहले शुरू करते है मेल के begining सेक्शन से यानि की ग्रीटिंग्स से :

Greetings:

• Dear Sir/Madam, (very formal)
• Dear [Name],
• Hello [Name],
• Hi [Name],
• Hi Team, (if you’re writing to the whole team)
• Good morning [Name],
• Good afternoon [Name],

ग्रीटिंग्स के बाद आता मेल्स के बेगिनिंग सेक्शन का सोशल पार्ट।  जिसमे आप अपने मेल रेसिपिएंट का हाल चाल पूछते है या फिर अगर आप उनकी मेल का रिप्लाई कर रहे है तो उनकी मेल के लोए थैंक्यू बोलते है उनकी मेल को acknowlegde करते है। इस सेक्शन में आप ये phrases इस्तेमाल करते है :

Starting

• I hope you had a good weekend.
• I hope you had a great trip.
• I hope you are well.
• I hope all is well.
• Hope you had a nice break.
• Hope you’re enjoying your holiday.
• I hope this email finds you well.
• I hope you enjoyed the event.
• I’m glad we had a chance to chat at the convention.
• It was great to see you on Thursday.
• It was a pleasure to meet you yesterday.

इसके बाद आप बात करेंगे की आप ये मेल लिख क्यों रहे हो :

Reason of the email

• I wanted to tell you that…
• I am writing to tell you about …
• We wish to inform you of [news]
• This email is just to let you know that…
• I would like to inform you that..
• I just wanted to let you know that..
• I would like to draw your attention to..
• I would like to remind you that…
• I would like to highlight…
• I would be keen to discuss the possibility…
• I am writing to you about our last meeting/your presentation yesterday/our next event.
• I am writing to you with regards to/regarding/concerning/in connection with…
• I am writing to ask/enquire/let you know /confirm/check/invite you to/to update you on/ask for a favor…
• I am writing you to follow up on…
• I am contacting you to inform…
• I am reaching out because…
• This is just a quick note to…
• This is just a quick reminder…

अगर आप किसी की मेल का रिप्लाई कर रहे है तो ये phrases आप यूज़ कर सकते है :

Replying

• Thank you for your email about…
• Thanks for your email this morning/yesterday/on Tuesday/last month…
• Thanks for your feedback on/your invitation/your suggestion
• Thanks for sending/asking about/attending
• Thanks for your quick reply.
• Thanks for getting back to me so quickly.
• Thank you for reaching out (to me).
• I just got your request for…
• I just read your email about…
• As we discussed, I would like to send you…

अगर आप जिसे मेल कर रहे है आपको उससे सॉरी बोलना है तो ये phrases यूज़ कर सकते है :

Apologizing

• We would like to apologize for any inconvenience caused.
• We are extremely sorry for…
• Please accept our apologies for any inconvenience caused.
• Apologies for taking a long time to get back to you.
• I’m sorry for the delay.
• I’m sorry, but I can’t make it to the meeting.
• I was sorry to hear about…

अब अगर आपको आपके क्लाइंट से कोई इनफार्मेशन चाहिए तो इस केस में आप इन phrases को यूज़ कर सकते है :

Requesting information

• I would be grateful if you could send me further information about…
• It would be helpful if you could send us …
• I would greatly appreciate it if you could provide me with (required info) as it will help me in the report I am writing for (ABC).
• I would be grateful if you could send us…
• Could you possibly tell me…?
• If possible, I would like to know (more) about…

अब अगर आप किसी को कोई गुड न्यूज़ दे रहे है तो आप ये phrases यूज़ कर सकते है :

Giving Good News

• We are pleased to announce that …/ to inform you that…
• We have some good news for you. [News].
• It is my pleasure to let you know that [news].
• I’m glad to tell you that…
• You will be pleased to learn that …/ to hear that…

अगर मेल में आपको कोई बुरी खबर देनी है तो आप ये phrases यूज़ कर सकते हो :

Giving Bad News

• We regret to inform you that …
• I regret to inform you that due to a mistake in our database, …
• Unfortunately, we cannot/we are unable to …
• After careful consideration we have decided (not) to …
• I’m afraid it would be impossible to [do something].
• Due to [reason], it would be impossible to [do something].
• It’s against company policy to [do something].
• Despite my best efforts, it has proved to be impossible to…
• I’m afraid I’ve got some bad news for you.
• Unfortunately, [news]
• I’m afraid it would not be possible to …
• Unfortunately, I have to tell you that…

अगर आपको कोई स्टेटस अपडेट करना है अपने क्लाइंट्स को तो आप ये phrases इस्तेमाल कर सकते है :

Status Updates

• The purpose of this email is to update you on the status of the packaging for your product…
• I am pleased to inform you that your order is ready.
• I’m contacting you regarding the analyst position…
• I’m writing to let you know about sales results for this quarter…
• I wanted to update you on…
• I have some information for you about…

अगर आप ऑर्डर्स के बारे में बात कर रहे है अपनी मेल्स में तो आप इन phrases को यूज़ कर सकते है :

Talking about Orders

• Thank you for your quotation of …
• We are pleased to place an order with your company for …
• We would like to cancel our order #…  
• Please confirm that you’ve received our order.
• Your order will be processed as quickly as possible.
• It will take about [period of time] to process your order.
• We can guarantee delivery before …
• I’d like to cancel the order I placed on [Date].
• I’d like to place an order for [product].
• Please confirm your order.
• We’re processing your order and we’ll get back to you as soon as we can.
• We’ve received your order …
• Thank you for your order.

अगर आप अपनी मेल के साथ कोई डॉक्यूमेंट attach कर रहे है तो आप इन phrases का यूज़ कर सकते है :

Attaching Documents

• I’ve attached…
• Please find [file] attached.
• I’m enclosing [file].
• Please take a look at the attached file.
• You will find enclosed (attached)…
• I’ve attached the [file] for your review.
• The attached [file] contains …
• Could you please sign the attached form and send it back to us by [date]?
• I’ve attached the [file] for your review.

अब इसके बाद लास्ट में आपकी मेल के क्लोजिंग रिमार्क में आप इन phrases  को यूज़ कर सकते है

Closing remarks

• I would appreciate your immediate attention to this matter.
• If you require any further information, please feel free to contact me.
• If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
• I look forward to hearing from you soon.
• I look forward to meeting you again next week.
• If we can be of any further assistance, please let us know.
• We hope you are happy with this arrangement.
• We look forward to a successful working relationship in the future.
• We would be (very) pleased to do business with your company.
• I would be happy to have an opportunity to work with your firm.
• I look forward to seeing you next week.
• Looking forward to hearing from you.
• I look forward to doing business with you in the future.

और इसके बाद आप इन phrase  के साथ अपनी मेल को end कर सकते है :

Ending your mail

• Sincerely,
• Yours sincerely,
• Sincerely yours,
• Yours faithfully,
• Kind regards,
• Yours truly,
• Many thanks,
• Regards,
• Best regards,
• With best wishes,
• Best wishes,

तो दोस्तों इस तरह से आप इन phrases को इस्तेमाल करके अपनी मेल को एक प्रोफेशनल लुक दे सकते है और बहुत ही फ़ास्ट और आसानी से अपनी मेल ड्राफ्ट कर सकते है। उम्मीद करते है की आप भी इन् phrases को अपनी मेल में इस्तेमाल करके अपने मेल की क्वालिटी और अपनी प्रोडक्टिविटी दोनों ही इनक्रीस कर पाएंगे।

दोस्तों, उम्मीद करते है की आपको हमारा आज का आर्टिकल अच्छा लगा होगा।  हमारा आर्टिकल आपको कैसा लगा ये हमें नीचे कमेंट करके ज़रूर बताएगा।  और इस आर्टिकल को अपने दोस्तों के साथ भी ज़रूर शेयर कीजियेगा ।  धन्यवाद् !