How to Reply Professional E-Mail effectively? | प्रोफेशनल E-Mail का रिप्लाई कैसे करे ?

दोस्तों आज के समय में प्रोफेशनल बिजनेस कम्युनिकेशन का सबसे अहम मोड जो है वह है ईमेल्स। ईमेल आपके बिज़नेस को ग्रो करने में बहुत अहम् रोले प्ले करती है। अगर आपको इफेक्टिव ईमेल्स लिखनी आती है तो आप अपने बिज़नेस प्रॉस्पेक्ट्स को बहुत आसानी से अपने क्लिंट्स में कन्वर्ट कर पाते है। वही अगर आपकी ईमेल राइटिंग स्किल्स poor है तो इसका आपको काफी नुक्सान उठाना पड़ सकता है। चाहे आप एक बिज़नेस ओनर हो या सेल्समैन हो या मार्केटिंग में हो या फिर आप किसी भी ऐसी पोस्ट पर काम कर रहे हो जहा आपको क्लाइंट्स के साथ डील करना होता है तो ऐसे में ईमेल राइटिंग स्किल्स आपके करियर ग्रोथ में बहुत अहम् रोले प्ले करती है। 

एक इफेक्टिव ईमेल कैसे लिखे इसके ऊपर हम पहले ही एकआर्टिकल लिख चुके है।  आपकी रिक्वेस्ट पर कुछ ईमेल सैम्पल्स भी हमने आपके साथ शेयर किये है।  आज हम बात करेंगे इमेल्स के रिप्लाई की।  दोस्तों किसी भी ईमेल कम्युनिकेशन में दो इम्पोर्टेन्ट पार्ट होते है एक मेल और दूसरा उसका रिप्लाई। आप किस तरीके से रिप्लाई करते है क्लाइंट्स के इमेल्स का इस पैर काफी हद तक निर्भर करता है  की क्लाइंट आपकी सर्विसेज लेगा या नहीं। तो ईमेल का रिप्लाई करने का बेस्ट तरीका क्या है ? प्रोफेशनल ईमेल का रिप्लाई करते हुए हमें इन बातो का ध्यान रखना चाहिए।  कितना टाइमली हमें मेल का रिप्लाई करना चाहिए ? इन्ही सब बातो के बारे में हम आज डिसकस करेंगे।  तो चलिए शुरू करते है :

दोस्तों, ईमेल कम्युनिकेशन के दो तरीके होते हैं या तो आप किसी को ईमेल लिख रहे होते हो या फिर आप किसी की ईमेल का रिस्पांस दे रहे हो तो यानि कि किसी की ईमेल का रिप्लाई दे रहे होते हो।  और बिजनेस में पूरा दिन हम लोग ऑलमोस्ट यही कर रहे होते हैं। फिर चाहे किसी को मीटिंग कन्फर्मेशन मेल करनी हो , कोई एप्लीकेशन ईमेल अप्रूव करनी हो , कोई इंक्वायरी रिस्पांस ईमेल हो , इनविटेशन एक्सेप्ट करना हो या  इनविटेशन डिक्लाइन करना हो , कोई कॉन्ट्रैक्ट मेल हो या फिर एक्नॉलेजमेंट मेल हो। 

दोस्तों प्रोफेशनल ईमेल के रिप्लाई को कभी भी इमीडीएटली रिप्लाई नहीं करना चाहिए। पहले आपको उस ईमेल को अच्छे से पढ़ना चाहिए , समझना चाहिए, उस ईमेल को डाइजेस्ट करना चाहिए उसके बाद ही एक अच्छा रिस्पांस सोचकर अपनी ईमेल को थॉटफुली, केयरफुली ड्राफ्ट करना चाहिए।

1. Be mindful of your tone:

जब भी आप किसी बिजनेस ईमेल का आंसर करें तो आपको इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि ईमेल में आपकी जो टोन है लैंग्वेज कि वह कैसी है।  और मेल में आपकी टोन आपके वर्ड से ही रिफ्लेक्ट होती है तो इसीलिए आपको अपने वर्ड्स को बहुत ध्यान पूर्वक चुनाव करना चाहिए । जैसे कि

उदहारण के तौर पर :

अगर आपको किसी से कन्साइनमेंट शिपिंग के पेपर मंगवाने है तो ये कहने की बजाय की

Please send all the shipping documents for the next consignment.

ये कहना ज्यादा बेहतर होगा

Kindly send the shipping documents for the next consignment.

इसके साथ साथ हमेशा ध्यान रखें कि आपकी जो ईमेल है वह स्ट्रेट फॉरवर्ड और क्लियर होनी चाहिए। 

दोस्तों ईमेल का रिप्लाई भी ईमेल वाले फॉर्मेट को ही फॉलो करता है।  सबसे पहले आपको ग्रीटिंग के साथ रिप्लाई स्टार्ट करना चाहिए। इसके बाद आप सेंडोर की ईमेल को एकनॉलेज करेंगे। For Eample:

अगर आपको आपके किसी प्रोडक्ट के बारे में कोई query मेल आयी है तो आप ऐसे रिप्लाई करेंगे :

Dear Mr. / Ms. _________,

Thank you for your inquiry regarding our product ____ (Mention the product name) . My team member will contact you tomorrow with a detailed explanation of the product that fits your business need.

Thanks again for your inquiry.

Regards,

Xyz

• Choose your words carefully:

दोस्तों रिटेन कम्युनिकेशन में misunderstanding  की बहुत गुंजाईश रहती है।  इसीलिए आपको अपनी मेल्स का रिप्लाई बहुत सोच समझ कर करना चाहिए।  आपकी रेस्पोंसे मेल से कस्टमर को ऐसा लगना चाहिए की कस्टमर की प्रॉब्लम या रेक्विरेमेंट को आप seriosly कंसीडर कर रहे है और उसको रेसोल्वे करनी की हर संभव कोशिश कर रहे है।  उदहारण के तौर पर आपको आपके कस्टमर से कोई शिपिंग रिगार्डिंग इन्क्वारी आयी और आप बहुत बिजी थे तो आपने रिप्लाई कर दिया :

Dear xxxxx
I have forwarded your inquiry to our shipping department, they will be in touch to update you
Regards
Mr. I don’t care or Not my Problem

या फिर आपने एक ये पोलाइट और हम्बल रिप्लाई दिया :

Dear xxx

Thank you for getting in touch about order xxxxxx
I have contacted our logistics department to update me on the status of your shipment.
As soon as I receive your current shipping status, I will let you know.
If there are any issues or delays in obtaining your shipping status, I will keep you informed.

Regards,
Mr. I care about my customers.

अब इस सेकंड रिप्लाई से आपने अपना एक काम तो बढ़ा किया की शिपिंग डिपार्टमेंट से जो रिप्लाई आएगा वो आपको कस्टमर को फॉरवर्ड करना होगा लेकिन आप ज़रा सोचिये इन दोनों मेल को पढ़कर कस्टमर को क्या फील होगा।  आपकी पहली मेल से जहा आप केयर फ्री ऐटिटूड शो होगा वही आपकी दूसरी मेल से आपके कस्टमर से रिलेशन बहुत स्ट्रांग होंगे और आपको फ्यूचर में इसका पक्का बेनिफिट मिलेगा।

• Out of office reply

अगला जो इम्पोर्टेन्ट पॉइंट हम लोग डिसकस करेंगे वो है आउट ऑफ़ऑफिस रिप्लाई। दोस्तों आपके लिए ये बहुत आसान है की आप दो वीक की छुट्टियों पर जा रहे है रो ाजने से पहले आपने आउट ऑफ़ ऑफिस रिप्लाई ऑन कर दिया और भूल गए। अब आप ज़रा अपने कस्टमर के पॉइंट ऑफ़ व्यू से सोचिये की क्या ये आउट ऑफ़ ऑफिस रिप्लाई उनके लिए हेल्पफुल होगा जिनके आप ही मैं कांटेक्ट पर्सन है इस कंपनी में , और आपके अलावा वो इस कंपनी में किसी और से डील नहीं करते :

I am out of the office from November 30th until December 15^th .
Please direct all inquiries to xxxxxx@xxxxxxx until my return
Regards

XYZ

अब आपके इस रिप्लाई से ऐसी फील आ रही है की आपने छुट्टी पर जाने से पहले अपने हाथ झाड़ लिए और अपने क्लाइंट्स की रेस्पोंसबिलिटी की पर पर डाल कर चलते बने। अब क्लाइंट जाने या आपका collegue।  अब आप इस दूसरे मैसेज को देखिये :

I am currently on leave from November 30th until December 15^th.

I have fully briefed my very capable colleague ____(xyz) on all ongoing orders, and he has access to all of my customer files.
If you have any questions then please don’t hesitate to contact ____(xyz) on either xyz@vyaparmunch.online or on xxx-xxxxx-xxx Ext.22
I’ll be back, fully refreshed and ready to work together from December 15^th.

Regards

ABC

अब जो ये दूसरा रिप्लाई है इससे कस्टमर को लगेगा की आपको आपके कस्टमर्स का ध्यान है और आप लीव पर जाने से पहले प्रॉपर arrangements करके गए है जिससे आपके कस्टमर्स को कोई प्रॉब्लम न फेस करनी पड़े।

दोस्तों दोनों मेल्स में ज्यादा डिफ़्फेरन्स नहीं है।  लेकिन कस्टमर के पॉइंट से सोचे तो दोनों मेल्स को पढ़ने के बाद जो रिसीवर की अंडरस्टैंडिंग बनेगी वो बहुत अलग है।

• Ask these question before replying

आप जब भी आप किसी मेल का रिप्लाई करे तो आप अपने आप से ये question ज़रूर पूछे :

• Am I responding relevantly to the initial email?
• Does my response convey care and diligence?
• Does my response sound robotic and generic?
• How would I feel if I received this response from a company?
• Could I do more?

शुरू शुरू में आपको थोड़ा सा डिफिकल्ट लगेगा और लगेगा जैसे आपने ये एक और बर्डन अपने सर ले लिया हो।  लेकिन धीरे धीरे  ये आपकी हेब्बिट बन जाएगी और फिर आपको कोई मुश्किल नहीं आएगी और आप फटाफट एक इफेक्टिव रिप्लाई अपने कस्टमर्स को कर पाएंगे।

• Never Reply to Business Emails comes with a cost

दोस्तों ज्यादातर कंपनीज की प्रॉब्लम यह होती है कि वह अपने कस्टमर्स की ईमेल्स का रिस्पांस नहीं करते।  और अगर कुछ कंपनीज रिप्लाई करती भी है तो उनका रिस्पांस इन कंप्लीट या इन एक्यूरेट होता है।  और छोटे बिजनेस के लिए यह एक बहुत कोस्टली मिस्टेक है।  एसेंचर की एक स्टडी के अकॉर्डिंग 91 परसेंट रेस्पॉन्डेंट्स इसी बात पर frustrate  रहते हैं कि कंपनी की कॉन्टैक्ट मेल आईडी तो है उस पर मेल्स भी जाती है लेकिन वहां से  रिप्लाई कोई नहीं आता। और एक स्टडी बताती है की ग्लोबल कस्टमर्स में 66% ने  सिर्फ पुअर कस्टमर एक्सपीरियंस की वजह से ही एक कंपनी को छोड़कर ऊके कॉम्पिटिटर पर स्विच कर लिया।  तो दोस्तों समझ जाएये की कस्टमर्स की मेल का रिप्लाई न करना या inaccurate रिप्लाई करना इसकी एक कॉस्ट होती है जो आपके बिज़नेस को चुकानी पढ़ती है। इसीलिए आपको आपके बिज़नेस को ग्रो करने के लिए अपनी  ईमेल रिस्पांस टीम पर भी ध्यान देना छाइये। 

तो दोस्तों ये हमने फाइव पॉइंट्स आज आपको बताये जिनका आपको ईमेल रिप्लाई करते वक़्त ज़रूर ध्यान रखना चाहिए।  और आपकी रिस्पांस मेल क्लियर , शार्ट , सिंपल और पोलाइट होनी चाहिए।  अपने कस्टमर्स की मेल का रिप्लाई ज़रूर दे। 

दोस्तों, उम्मीद करते है की आपको हमारा आज का आर्टिकल अच्छा लगा होगा।  हमारा आर्टिकल आपको कैसा लगा ये हमें नीचे कमेंट करके ज़रूर बताएगा।  और इस आर्टिकल को अपने दोस्तों के साथ भी ज़रूर शेयर कीजियेगा ।  धन्यवाद् !