प्रोफेशनल मेल कैसे लिखे ? |10 tips for writing effective Business Emails | How to write a Professional email?

दोस्तों, इस बात से कोई इंकार नहीं कर सकता की इमेल आज के मॉडर्न बिज़नेस कम्युनिकेशन में बहुत अहम् भूमिका रखता है। हर रोज़ लाखो इमेल्स भेजी जाती है। कंपनी से कस्टमर्स को, सप्प्लिएर्स को, एक एम्प्लोयी से उनके मैनेजर्स को और को-वर्कर्स को या किसी और को ।

एक बिज़नेस इ मेल लिखना और अपने दोस्तों या परिवार को ईमेल लिखना ये दोनों एक दूसरे से बहुत अलग है । जब हम एक बिज़नेस इ मेल की बात करते है तो हमे बहुत सावधानी रखनी होती है। हमारी टोन प्रोफेशनल होनी चाहिए लेकिन प्रोफेशनल के साथ साथ विनम्र भी होना चाहिए ।

आपकी बिज़नेस इमेल्स कैसे इफेक्टिव हो उसके लिए आज हम आपको दस टिप्स देने वाले है । ये दस टिप्स अगर आप ध्यान में रखेंगे तो आपकी मेल बहुत ही प्रोफेशनल और इफेक्टिव बनेगी ।

1. Keep it as short as possible. Don’t overwrite:

किसी ईमेल को लिखने से पहले एक बार सोचिये क्या उस मेल को लिखने की सच में ज़रूरत है । आज के समय में  हर किसी को डेली बहुत ईमेल से डील करना पड़ता है । और हर बन्दे के पास समय की कमी है । तो आपका मेल लिखना कितना महत्वपूर्ण है ये ज़रूर सोचिये किसी भी मेल को लिखने से पहले।

अगर आपका मेल लिखना महत्वपूर्ण है तो उस मेल में सिर्फ उतनी ही जानकारी रखिये जितनी ज़रूरी है । आपकी मेल पढ़ कर समझ आना चाहिए की आप क्या मैसेज कम्यूनिकेट करना चाह रहे है ।

अगर आपका मैसेज बड़ा है तो आप अपने मेल मैटर को बुलेट्स और पैराग्राफ्स में डिवाइड कर दीजिये । इससे पड़ने वाले को आपकी बात समज़ने में आसानी होगी।

2. Meaningful Subject Line:

आपकी ईमेल की सब्जेक्ट लाइन एक न्यूज़पेपर की हैडलाइन की तरह होनी चाहिए जो रेसिपिएंट का ध्यान खींचे और आपके मेल मैटर को सम्मरराइज भी करे। 

अगर आप खाली सब्जेक्ट मैटर के साथ ईमेल भेजेंगे तो हो सकता है की आपका ईमेल रिसीवर आपकी मेल को स्पैम समझ कर इग्नोर कर दे।

आपका सब्जेक्ट मैटर इफेक्टिव और इन्फोर्मटिवे होना चाहिए । उदाहरण के लिए :

अगर आपको वीकली मीटिंग की ईमेल भेजनी है तो आपका सब्जेक्ट लाइन सिर्फ मीटिंग नहीं होना चाहिए । उससे कुछ क्लियर नहीं हो रहा आपका सब्जेक्ट मैटर होना चाहिए  : weekly meeting -10 am-Tuesday 13 march 2018..

Meeting                                                 Weekly meeting -10 Am – Tuesday 13 March, 2018

अगर आपको बहुत छोटा मैसेज कन्वेय करना है अपनी ईमेल में जोकि सब्जेक्ट मैटर में ही आ जायेगा तो आप लास्ट में “EOM” शब्द ज़रूर इस्तेमाल कीजिये । EOM मतलब End of Message। इसका मतलब है की आपको मेल ओपन करने की ज़रूरत नहीं है । मैसेज सिर्फ इतना ही है । लेकिन EOM सिर्फ उन्ही के लिए इफेक्टिव है जिन्हे EOM का मतलब पता हो।

3. Don’t mix the matter in Email

मान लीजिये आपको किसी बन्दे को दो डिफरेंट बाते कम्यूनिकेट करनी है तो दोनों बातो को एक ही मेल में मर्ज मत करिये । दोनों की अलग अलग मेल भेजिए। दो अलग अलग मेल भेजने में आपकी न तो कॉस्ट ज्यादा आएगी और न  ही एफर्ट ज्यादा लगेंगे बस मेल रिसीवर के लिए बहुत आसान हो जायेगा दोनों पॉइंट्स को अच्छे से समज़ना।

उदाहरण के लिए :

अगर आपको आपके सहकर्मी से कोई रिपोर्ट मांगनी है और उसे किसी मीटिंग के लिए भी बुलाना है तो दोनों पर्पस के लिए आपको दो अलग अलग मेल भेजनी चाहिए । इससे मेल पाने वाले बन्दे के लिए बहुत ही आसान हो जायेगा ।

4. Avoid short forms:

जब भी आप कोई प्रोफेशनल मेल लिख रहे है तो प्लीज अपनी मेल में शार्ट फॉर्म्स इस्तेमाल मत करिये । शार्ट फॉर्म इस्तेमाल करने से आपका ज्यादा समय बचने वाला नहीं है बल्कि ये आपका एक बहुत ही  गलत इम्प्रेसन डालेगा मेल प्राप्त करने वाले पर। आपके शार्ट फॉर्म इस्तेमाल करने से उसे लग सकता है आप उसे लेकर ज्यादा सीरियस नहीं है। या ये मेल आपके लिए महत्वपूर्ण नहीं है और हो सकता है आपकी शार्ट फॉर्म उसे समझ न आये।

उदाहरण के तौर पर:

अगर आप लिखना चाहते है: please find attached तो इसको PFA मत लिखिए । ज़रूरी नहीं दूसरा बन्दा भी आपके जितना ही स्मार्ट हो । हो सकता है उसके लिए pfa का मतलब कुछ और हो ।

5. Start with greetings:

अगर आप अपनी मेल को पर्सनलाइज़ करके लिखेंगे और ग्रीटिंग से स्टार्ट करेंगे तो इसका बहुत ही पॉजिटिव इम्पैक्ट आता है । पहली बात तो ये की रिसीवर को एक अच्छी फीलिंग आती है, उसे लगता है की आपने मेल सिर्फ उसी को भेजी है ऐसा नहीं की एक जनरल सा मैसेज सबको कॉपी किया हो और ग्रीटिंग से पता चलता है की आपको कितने बिज़नेस एटिकेट्स है और आपका इम्प्रैशन बहुत अच्छा जायेगा ।

6. Attachments:

अगर आप मेल में अटैचमेंट भेजना चाहते है तो  ध्यान रखिये की आपने अटैचमेंट मेल में अटैच्ड कर दी हो ।  बहुत बार ऐसा होता है की लोग मेंशन तो कर देते है की Please find attached herewith लेकिन फाइल अटैच करना भूल जाते है । तो ध्यान रखे की आपने फाइल अटैच कर दी हो और अटैचमेंट तभी अटैच करे जब ये ज़रूरी हो । और  आपकी अटैच्ड फाइल की एक समरी अपनी मेल मैटर में ज़रूर रखिये । अगर आपकी अटैचमेंट वाली फाइल में ज्यादा मैटर नहीं हो तो बेटर है की आप उसे मेल में ही कॉपी पेस्ट कर द्जिये इससे आपके रेसिपिएंट का समय और  एफर्टस बचेगा जो उसे अटैचमेंट को ओपन करने में लगेगा ।

7. Be careful with your tone:

जब भी आप किसी से फेस टू फेस कम्यूनिकेट करते है तो आपके शब्दों की बजाय सामने वाला बन्दा आपकी बॉडी लैंग्वेज से जज करता है की आपका बेहेवियर रूड है या नहीं लेकिन जब बात आती है मेल की वहाँ सिर्फ आपके शब्दों से ही रिफ्लेक्ट होता है की आपका बेहेवियर कैसा है। हो सकता है की आपकी मेल देख कर आपको मिसइन्टरप्रेट कर लिया जाये । 

उदाहरण के तौर पर:

In case you need a report from your colleague and you write a mail:

Rahul,

I need your report by 2 pm today or I will miss my deadline.

Rohan

तो इस मेल को पढ़कर राहुल को लगेगा की रोहन राहुल को आर्डर दे रहा है और एक धमकी देकर रिपोर्ट मांग रहा है । इस मेल से राहुल और रोहन के बीच में लड़ाई हो जाने की पूरी पॉसिबिलिटी है और हो सकता है की राहुल रिपोर्ट में भी डिले करे।

लेकिन अगर रोहन इसी मेल को ऐसे लिखे :

Hi Rahul,

Thanks for all your hard work on that report. Could you please send your final report to me by 2 pm, So I don’t miss my deadline?

Thanks so much!

Rohan

मुझे पूरी उम्मीद है की इस मेल को पढ़कर राहुल पूरा सपोर्ट रोहन को देगा और रिपोर्ट को 2 बजे तक देने के लिए पूरी कोशिश करेगा ।

8. Proofreading:

अपनी मेल को लिखकर सेंड बटन पैर क्लिक करने से पहले एक बार उसे अच्छे से पढ़िए । अपनी मेल मैटर की स्पेलिंग, ग्रम्मेर  और पंक्चुएशनस को अच्छे से चेक करिये जिससे कोई गलती न हो आपकी मेल में। आपकी मेल आपकी प्रोफेशनल इमेज को बनाने में अहम् रोल प्ले करती है तो अपनी टाइपिंग गलती से अपनी इमेज को बर्बाद मत करिये ।

9. Respond promptly

बहुत बार ऐसा होता है की आपने मेल चेक कर ली, पढ़ ली लेकिन आप उसका रिप्लाई नहीं कर पाए । रिप्लाई न करने का मतलब रिजेक्शन ही होता है । तो अगर मेल ऐसी है जिसपर आप टाइम कम होने की वजह से या किसी और वजह से इमीडिएटली रिप्लाई नहीं कर पा रहे तो आप जनरल सा मैसेज डाल दीजिये जैसे की : “Got your mail, thanks will check and get back to you”। इससे अगर आप बाद में रिप्लाई करना भूल भी गए तो सामने वाला बन्दा आपको रिमाइंडर मेल डाल देगा ।

10. Don’t assume privacy:

एक कहावत है न:

Praise in public, and criticize in private।  आप अपनी मेल में कभी भी ऐसा कुछ न लिखे जिससे आपको बाद में पछताना पड़े । आपकी मेल कभी भी आपके अगेंस्ट प्रूफ की तरह इस्तेमाल हो सकते है। तो हमेशा इस बात का ध्यान रखे की आप अपनी मेल में क्या लिख रहे है ।

तो दोस्तों आज हमने आपको आपकी मेल्स को इफेक्टिव बनाने के लिए 10 टिप्स दिए  और अगर आप मेल ड्राफ्ट करते समय इन 10 पॉइंट्स को ध्यान में रखेंगे तो डेफिनेंटली आपकी मेल बहुत इफेक्टिव होगी।

धन्यवाद !